Berufseinstieg, Bewerbung, Studium

Zeitmanagement einfach und wirkungsvoll

170301__5-tasks-methodeDer englische Zeitmanagementexperte und Coach Mark Forster hat sehr eigenständige Ansätze für das Zeitmanagement entwickelt. Von ihm habe ich eine einfache, fast simple Planungsmethode übernommen,
die generell sehr effizient ist, aber speziell in unüberschaubaren, wenig planbaren Situationen ihre Wirkungskraft voll entfaltet. Ich musste Ende Januar zunächst mit einem Totalschaden meines Rechners und dann Mitte Februar mit einer schweren Erkältung zurechtkommen, die zeitweise ein strukturiertes Arbeiten verhinderte. In beiden Fällen hat mir die 5-Tasks-Methode sehr geholfen, meine Herausforderungen zu bewältigen. Deshalb stelle ich sie heute ausführlich vor.

Publiziert hat Forster die Methode als Technik Nr. 9 in seinem Buch Secrets of Productive People. 50 Techniques To Get Things Done. Sie baut auf zwei Grundprinzipien auf:

1.) Fokussierung auf das aktuell Wichtige
2.) Einfachheit des Systems

Hier zunächst Forsters sechs einfache Regeln:

Die Original-Regeln von Mark Forster

  1. Erstelle eine Liste mit fünf Aufgaben.
    Diese Aufgaben können beliebig groß oder klein sein. Aber Du solltest eine klare Vorstellung davon haben, woran Du erkennst, dass die Arbeit an einer Aufgabe abgeschlossen ist. Für größere Aufgaben und Projekte legst Du am besten ein Tagesziel fest – beispielsweise 1.000 Wörter für die Bachelorarbeit schreiben, fünf Unternehmen für Initiativbewerbungen recherchieren etc.
  2. Arbeite an den Aufgaben in der festgelegten Reihenfolge. Du musst eine Aufgabe nicht abschließen, arbeite einfach für einige Zeit daran.
  3. Wenn Du eine Aufgabe abschließt, dann streiche sie von Deiner Liste.
  4. Wenn Du an einer Aufgabe gearbeitet hast, sie aber nicht abschließt, dann streiche sie von der Liste und füge sie am Ende erneut an.
  5. Wiederhole diesen Prozess bis Du nur noch zwei Aufgaben übrig hast.
  6. Füge nun der Liste drei neue Aufgaben hinzu und wiederhole die Schritte 2-6.

Meine Adaption

Ich bin ein großer Freund davon, Systeme und Methoden, die ich einsetze, für meine Bedürfnisse und Zwecke anzupassen.

Forsters Methode wende ich weitgehend so an, wie er sie formuliert hat. Bei der Arbeit damit haben sich für mich aber drei kleine Erweiterungen als hilfreich herausgestellt:

  • Auf meiner Liste steht immer eine Aufgabe mit der Bezeichnung „Joker“.
    Ich habe die Erfahrung gemacht, dass ein sehr spontaner Teil von mir immer wieder gerne aus dem strukturierten Arbeiten ausbricht. Mit der Joker-Aufgabe kann ich diesem Bedürfnis Raum geben und es gleichzeitig kanalisieren. Den Joker kann ich bei Bedarf einsetzen, ich muss ihn aber nicht ziehen. Die Joker-Aufgabe sollte innerhalb von 5-15 Minuten zu erledigen sein. Meistens nutze ich sie für eine Aktivität, die ich im weitesten Sinn als Pause verstehe (einen Kaffee trinken, einen kurzen Spaziergang um den Block, Mails checken …).
  • Ein zweiter ständiger Punkt auf meiner Liste heißt „kleine Aufgaben“. Dahinter verbirgt sich eine separate Liste auf der vor allem Arbeiten im Haushalt stehen, die in wenigen Minuten zu erledigen sind (Müll raus bringen, Spülmaschine ausräumen, Blumen gießen, Reis vorkochen usw.). Die kleinen Aufgaben sind zwar nicht Pausen im eigentlichen Sinn, schaffen aber eine Abwechslung zu meiner hauptsächlich geistigen Arbeit.
  • Ich gestatte mir, die Aufgaben auf meiner Liste in beliebiger Reihenfolge zu bearbeiten.

Weitere Tipps und Erfahrungen

An einem typischen Arbeitstag durchlaufe ich normalerweise unterschiedliche Phasen: Morgenritual, Anwärmphase, kreatives Arbeiten und/oder Beratung, Mittagspause, erneut eine kleine Anwärmphase, administrative Tätigkeiten, eine weitere Phase mit kreativem Arbeiten und/oder Beratung. Und natürlich gibt es auch atypische Tage. Die 5-Tasks-Liste fülle ich je nach Phase meines Arbeitstages mit unterschiedlichen Aufgabentypen in unterschiedlichen Schwierigkeitsgraden.
Während der Anwärmphase enthält meine Liste beispielsweise Aufgaben, die ich als leicht und/oder angenehm empfinde und die schnell zu erledigen sind (bis etwa 15 Minuten).

Ich bestücke meine 5-Tasks-Liste normalerweise aus einer umfangreicheren To-Do-Liste und mache damit gute Erfahrungen. In seinem Buch rät Mark Forster davon aber ab. Seine radikale Empfehlung lautet sogar. alle anderen Listen wegzuwerfen. Andererseits hat er selbst Experimente mit einer 3-Tasks-Liste durchgeführt, die er aus einer größeren Liste bestückt. – Ich denke, man muss einfach ausprobieren, was für einen selbst am besten funktioniert.

Sollte die Situation es erfordern, kann man die bestehende Liste unmittelbar verwerfen und rasch eine neue erstellen, die den aktuellen Gegebenheiten entspricht.

Fazit

Ich bezeichne Mark Forsters 5-Tasks-Methode für mich gerne als „Zeitmanagement auf Sicht“.

Die Methode lässt sich nach meiner Erfahrung sehr gut als generelle Zeitmanagementmethode nutzen. Man kann die Liste auf Papier führen, man kann sie aber auch mit einer elektronischen Aufgabenverwaltung umsetzen. (Ich nutze dafür RememberTheMilk.) – Ihre Stärken entfaltet die 5-Tasks-Liste besonders gut in sehr dynamischen und komplexen Situationen, weil sie klare Fokussierung mit hoher Flexibilität verbindet und dadurch die Produktivität steigert.

Ausprobieren lohnt sich definitiv.

 

P.S.:

Am Montag startet der nächste Durchgang meiner 14-Tage-Challenge „Berufseinstieg mit Plan und Köpfchen“, die bisher schon 180 Teilnehmerinnen und Teilnehmern dabei geholfen hat, einen roten Faden für ihren Berufseinstieg zu entwickeln. Ausführliche Infos und eine Anmeldemöglichkeit gibt es hier. – Die Registrierung ist noch bis Sonntag möglich.

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